Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

AGUDELO Y SOTOMONTE LAWYERS PARTNERS S.A.S., identificada con NIT 902.052.578-1, con ubicación en Bogotá, Colombia, y nombre comercial AGUDELO & SOTOMONTE, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades. Canal para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: administrativo@agudeloysotomontelegal.com.

2. Objetivo y alcance

Esta política establece los criterios para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, actualizar, conservar y suprimir datos personales de clientes potenciales, clientes, contrapartes, proveedores, aliados, abogados asociados, candidatos, colaboradores, visitantes del sitio y demás titulares cuya información sea tratada por la firma, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. Principios

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad y autorización, cuando sea exigible.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.
• Necesidad y minimización de datos.
• Responsabilidad demostrada.

4. Categorías de datos

• Identificación y contacto: nombres, documentos, dirección, ciudad, teléfono, correo y firma.
• Datos profesionales, laborales, societarios, sindicales, patrimoniales, financieros y de facturación.
• Información judicial, administrativa, disciplinaria, contractual, familiar, médica o aseguradora necesaria para valorar o atender un asunto.
• Datos sensibles, incluidas condiciones de salud, información biométrica contenida en imágenes, audios o videos, afiliación sindical y datos relativos a investigaciones, cuando sean pertinentes.
• Datos de niñas, niños y adolescentes, únicamente cuando su tratamiento sea necesario, respete su interés superior y cuente con autorización o fundamento legal.
• Datos técnicos: dirección IP, registros de acceso, dispositivo y eventos de seguridad, cuando la infraestructura los genere.

5. Finalidades

• Recibir, clasificar y responder solicitudes de contacto o valoración jurídica.
• Identificar urgencias, verificar competencia profesional y realizar controles de conflictos de interés.
• Programar, prestar, documentar y hacer seguimiento a consultas jurídicas.
• Preparar propuestas, contratos, poderes, autorizaciones y documentos de vinculación.
• Representar, asesorar, conciliar, negociar, capacitar o ejecutar los servicios contratados.
• Gestionar expedientes digitales, pruebas, comunicaciones, reuniones y reportes de avance.
• Facturar, recaudar, registrar pagos y cumplir obligaciones contables, tributarias y de prevención de fraude.
• Atender consultas, reclamos, solicitudes de actualización, corrección, supresión o revocatoria.
• Proteger la seguridad de la información, investigar incidentes y mantener respaldos y trazabilidad.
• Cumplir deberes legales, judiciales, disciplinarios, contractuales y de secreto profesional.
• Gestionar relaciones con proveedores, aliados, asociados y candidatos.
• Enviar comunicaciones comerciales únicamente cuando exista autorización separada y la firma active esa finalidad.

6. Datos sensibles y de menores de edad

El titular no está obligado a suministrar datos sensibles salvo que resulten indispensables para la valoración o prestación del servicio. Cuando se requieran, la firma informará su carácter facultativo, la finalidad específica y las medidas de protección. El tratamiento de información de menores se limitará a lo necesario para proteger sus derechos y atender el asunto, con participación de sus representantes cuando corresponda.

7. Autorización y casos exceptuados

La firma solicitará autorización previa, expresa e informada por medios físicos, electrónicos o mediante conducta inequívoca, salvo los eventos en que la ley permita el tratamiento sin autorización. La evidencia de la autorización se conservará de forma verificable.

8. Encargados, transmisiones y colaboración profesional

La firma puede utilizar proveedores de alojamiento, correo, almacenamiento, videoconferencia, formularios, agenda, facturación, pagos, soporte y seguridad, entre ellos servicios de Microsoft 365. También puede vincular abogados asociados, peritos, consultores y aliados cuando el asunto lo requiera. El acceso se limitará a la información necesaria y estará sujeto a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y tratamiento por cuenta de la firma.

Cuando un proveedor procese información fuera de Colombia, la firma verificará la figura jurídica aplicable, las condiciones contractuales y las garantías requeridas para la transferencia o transmisión internacional.

9. Seguridad y confidencialidad

• Accesos restringidos según función y asunto.
• Expedientes en SharePoint y herramientas empresariales autorizadas.
• Autenticación robusta y revisión periódica de permisos.
• Separación entre captación comercial y recepción de documentos sensibles.
• Prohibición de usar WhatsApp como repositorio principal de expedientes.
• Registro, respaldo y gestión de incidentes.
• Compromisos de confidencialidad y secreto profesional.

10. Conservación y supresión

La información se conservará durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad, atender obligaciones legales o contractuales, ejercer o defender derechos y mantener los soportes profesionales, contables y tributarios. Cuando la firma no acepte un caso, los datos y documentos recibidos para su valoración se eliminarán o anonimizarán dentro de los 30 días hábiles siguientes al cierre de la solicitud, salvo que exista autorización para conservarlos, una obligación legal, un conflicto que deba documentarse, una reclamación o una razón de seguridad.

11. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando proceda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar revocatoria o supresión cuando sea jurídicamente procedente.
• Acceder de forma gratuita a los datos objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse a administrativo@agudeloysotomontelegal.com e indicar nombre, identificación, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, documentos de soporte y calidad en que actúa. Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales. Cuando la solicitud esté incompleta, se requerirá su corrección conforme al régimen aplicable.

13. Vigencia y cambios

La política entra en vigor desde su publicación. Las modificaciones sustanciales relacionadas con finalidades, identificación del responsable o derechos de los titulares se comunicarán por un medio adecuado antes de su implementación cuando la ley lo exija. La versión y fecha de actualización aparecen al inicio del documento.